Как использовать чатботов, чтобы получать от этого преимущества?
Чатботы знакомы всем по социальным сетям. Там их используют, чтобы облегчить себе задачу и не общаться с тысячами пользователей лично. Но сегодня этот инструмент отлично можно внедрить в HR-систему своей компании в качестве помощника для сотрудников.
Например, чатботы нашей компании (мы называем их «цифровые ассистенты») легко встраивается в мессенджеры и используется для самообслуживания работников. Он в считанные секунды понимает корпоративный сленг, цифры и даты, опечатки и справляется с самыми рутинными и затратными по времени вопросами - оформляет отпуск, ведет документацию, напоминает о важных задачах, консультирует по юридическим вопросам и т.д.
И вот, в чем польза работы с чатботами в HR-сфере:
1. Отбор персонала
Полезная особенность чатбота заключается в том, что он не только собирает информацию о претендентах на должность, но и может провести первичный отбор. Это происходит через диалог со стандартными вопросами – это быстрый отсев неподходящих кандидатов.
Пример подобного общения:
— Вы ищете работу в Санкт-Петербурге? Нажмите «да» или «нет».
— Нет.
— Извините, мы временно не предоставляем рабочие места за пределами Санкт-Петербурга. Мы свяжемся с вами, когда найдем подходящее предложение.
Спасибо!
Таким образом, удалось отобрать кандидатов строго по региональному признаку.
2. Онбординг сотрудников
Чатбот может общаться с сотрудниками и работать с другими инструментами по управлению персоналом. Он запросто поможет начинающим свою карьеру справиться с документацией, уставом компании, различными нормативными инструкциями и т.д. Есть даже возможность «вбить» в бот расположение рабочих мест и отделов, чтобы новые сотрудники могли со всеми познакомиться и освоиться.
А еще можно запрограммировать бота на ответы новичкам по неловким, по их мнению, вопросам. Многие в первые дни работы стесняются спрашивать что-то у начальства, а вот поговорить с ботом всегда проще. Например, о том, у кого попросить ноутбук, где находится отдел кадров, можно ли отлучаться из офиса в обеденный перерыв и т.д.
3. Консультирование
Чатбот заменяет центр поддержки сотрудников и базу данных. Через приложение персонал будет запрашивать необходимую информацию, знакомиться с документами, получать ответы на затруднительные вопросы. Это гораздо быстрее и удобнее, чем идти в отдел кадров или ждать ответа по электронной почте.
4. Работа с документами
Многие сотрудники считают настоящим адом самостоятельное написание и оформление различных заявлений, актов, договоров. Приходится постоянно консультироваться с руководством, чтобы не ошибиться. Но чатбот упрощает выполнение этой задачи. Достаточно загрузить в его базу «лекало» всех необходимых документов, и каждый сотрудник, отвечая на простые вопросы, сможет получить готовый вариант.
Например, заявление на отпуск. Нужно просто по мессенджеру отправить свои ФИО, желаемую дату выхода на отдых и дату возвращения. Все остальное бот оформит сам и пришлет документ, и его останется лишь распечатать.
5. Обучение персонала
Боты могут формировать планы по развитию и обучению для каждого сотрудника индивидуально. Например, рекомендовать профессиональную литературу, присылать подборку видеоуроков, курсы по развитию определенных навыков. Некоторые даже вводят такую практику: оперативное тестирование, по результатам которого определяются слабые места и готовится программа роста навыков работника.
6. Планирование времени и ресурсов компании
С помощью чатбота можно сделать рабочий процесс более эффективным, а коммуникацию между коллегами – простой и оперативной. Например, если внезапно кто-то заболевает, достаточно написать это боту, и он сразу же найдет замену. Также инструмент может напоминать о предстоящих делах и задачах, планировать рабочий день, неделю, месяц и обеспечивать быстрый контакт с членами команды.
Чатбот – отличный помощник как для отдела кадров, так и для рядовых сотрудников. И мы в нашей компании HR ЧатБот понимаем это как никто. С помощью нашего цифрового ассистента можно облегчить коммуникацию на разных уровнях, упростить решение рутинных задач и значительно разгрузить персонал для работы с более сложными вопросами.
