HR Чатбот: Tangible Digital Transformation

5 способов смягчить онбординг сотрудника

Выход нового сотрудника на работу — большой стресс не только для работника, но и для компании. Новичку предстоит понять, как работает систему внутри, влиться в коллектив, выучить систему ценностей и найти свое место. А HR-менеджеру — сделать процесс адаптации максимально комфортным и незаметным.


Какие способы смягчить онбординг сотрудника наиболее эффективны? Мы подготовили 5 универсальных рабочих приемов:

1. Уютное рабочее место

Не все компании заранее готовятся принять «нового члена семьи», и ситуации, когда человек вышел на работу, а его место не готово, нет компьютера и даже ручки, происходят повсеместно. Задача HR-менеджера заключается в том, чтобы обеспечить нового сотрудника всем необходимым и с первых минут заставить его улыбнуться и почувствовать заботу компании.

Вот небольшой список вещей, которые должны встречать новичка в офисе:

• Подготовленное рабочее место с указанием пароля от компьютера или wi-fi;
• Необходимая канцелярия (ручки, карандаши, ластик, степлер, ножницы, скотч, стикеры, линейка, бумага для записей, кнопки и скрепки, блокнот);
• Дополнительные приятные мелочи — наушники, бутылочка воды и шоколадка, открытка (будет отлично, если все сотрудники отдела или офиса оставят там свои подписи, слова «Привет!» или какие-то рисунки).

Потратив час времени на подобную организацию будущего рабочего места сотрудника, вы продемонстрируете, что он важен для компании и его здесь ждали.

2. Наставника в массы!

С самого первого дня у новичка постоянно будут возникать вопросы - где туалет, во сколько обед, как отдать документы на подпись директору и пр. - и это не считая непосредственно работы. Даже самые храбрые и бойкие люди могут стесняться постоянно что-то спрашивать, что уж говорить про застенчивых и молчаливых.

Чтобы не вгонять сотрудника в краску, назначьте ему наставника. Им может быть как руководитель отдела (если у него есть свободное время), так и более опытный работник. Новичок сможет задавать все возникающие вопросы одному человеку и будет гарантированно получать на них ответ, это сделает адаптацию к жизни в офисе гораздо более быстрой и комфортной.


Виртуальным наставником может выступать чатбот - специальная программа, которая сокращает время усвоения новыми сотрудниками должностных инструкций и отвечает на вопросы сотрудников в любое время суток.

Специально для этих целей мы и разработали цифрового ассистента. Это единое окно поддержки сотрудников в мессенджерах и социальных сетях, который работает через интерфейс чат-бота. Этот чатбот обеспечивает автоматические ответы на 60% вопросов сотрудников, а еще собирает базу знаний из ответов специалистов на вопросы, на которые не может ответить сам.

Кроме того Цифровой ассистент HR ЧатБот:
• Работает в большинстве мессенджеров на самых разных устройствах;
• Доступ к нему есть из любой точки мира;
• Все обновления появляются мгновенно;
• Понимает опечатки, корпоративный сленг, разбирает даты и числа;
• Интеграция и база знаний могут располагаться на серверах компании, чтобы приватные данные не уходили за пределы офиса.

3. Подробный план работы еще никому не мешал

Расписанная стратегия работы на месяц, два или полгода скорее исключение из правил, чем норма. Обычно руководители ждут от новых сотрудников планов работы и нововведений в своей должности. Это прекрасно - и должно быть, но только после того, как человек немного освоится. А пока нелишним будет подготовить для него конкретные цели, даты и информацию о сотрудниках, с которыми ему предстоит работать для достижения этих целей.

Это поможет увеличить продуктивность и ответственность новых игроков команды с самого начала.

4. Стартовый комплект новичка

Практика показывает - на собеседовании люди настолько волнуются и переживают, что запоминают минимальный процент озвученной информации. Создайте стартовый комплект новичка, куда будут входить:

• Брошюра с подробной информацией о компании;
• Книжка с описанием корпоративной жизни офиса (расположение отделов, правила поведения, телефоны сотрудников и т.д.);
• Небольшой сувенир (канцелярские принадлежности, приятная мелочь с логотипом компании).

Вручив такой комплект, вы не только продемонстрируете заботу, но и заметно облегчите его адаптацию в коллективе — небольшая напоминалка всегда будет перед глазами.

5. Семейные ценности или проводим больше времени с командой

«Пополнение в команде — важное событие в жизни компании!» — именно таким девизом должны руководствоваться все сотрудники. Новичку будет гораздо проще чувствовать себя в коллективе, если он познакомится со всеми его членами сразу и в непринужденной обстановке.
Вот список совсем простых «мероприятий», которые будут тепло восприняты даже очень закрытым человеком:

image

• Устройте общий завтрак или обед, где сотрудники смогут подробнее рассказать о себе, обсудить какие-то новости и задать интересующие вопросы друг другу;
• Угостите новичка тортом или пирожными — ему точно будет приятно;
• Сходите после работы в кафе, чтобы пообщаться в непринужденной обстановке;
• Создайте корпоративный чат в одной из социальных сетей, где все сотрудники смогут делиться мемами и обсуждать интересные новости (главное не увлекаться этим в рабочее время!);
• Устройте в офисе киносеанс с попкорном и вкусными напитками (это особенно уместно, если у вас есть специальная комната отдыха для сотрудников).

Не бойтесь экспериментировать и придумывать новые способы смягчить адаптацию новых сотрудников. Так работник с большим рвением примется за работу, а - значит достигнет высоких результатов и принесет компании прибыль.

Адаптируйте правильно!

Главное фото: Mimi Thian
Brooke Cagle
Made on
Tilda